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編者按：

本文根據(jù)內(nèi)蒙古老牛慈善基金會（以下簡稱“老牛基金會”）理事長雷永勝2021年12月23日長青文獻圖書館主辦的“搶救歷史記憶•傳承行業(yè)發(fā)展——公益行業(yè)歷史記錄與傳承工作研討會”上的主題發(fā)言整理而成。文中提到的“長青圖書館”即長青文獻圖書館。

點擊了解：搶救歷史記憶•傳承行業(yè)發(fā)展——公益行業(yè)歷史記錄與傳承工作研討會>>>

這樣的會，我好像是第一次聽說，也是第一次參加。這樣的會到底是很前衛(wèi)還是很滯后呢？如果說是前衛(wèi)，按照改革開放40多年計算，這個行業(yè)（編者注：公益慈善行業(yè)，后同）發(fā)展得這么好，沒人提起檔案的事，很滯后了。你要說是滯后，但在行業(yè)里看還是挺前沿的。我在行業(yè)里工作20多年了，第一次聽說開檔案方面的專題會，也是第一次參加。

我從小到大對檔案都很熱衷。小時候戴過的紅領(lǐng)巾、戴過的校徽，我都保存著，這些都屬于實物檔案。檔案工作無論從個人、家族，再到機構(gòu)、國家，都存在重視或不重視的問題。檔案工作，實際上是一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)科，是一個行業(yè)。

我們今天不討論什么是檔案、怎么去做檔案。從實戰(zhàn)且實用的角度看，檔案就是兩件事：它是歷史記錄，也是工具。

老一輩人總說，“歷史會告訴你的”、“歷史會證明一切的”……這個歷史是什么？它就是“檔案”。有了檔案就有歷史了，沒有檔案就沒有歷史，空口說的叫野史。

為什么檔案又是工具呢？檔案除了交流研究的功能，也是對工作的一種監(jiān)督考核。比如，一個慈善項目做得好不好？什么時候開始？什么時候結(jié)束？效益怎么樣？等等這一切問題，需要有一個從始至終的記錄，考核時就很清楚。當(dāng)下去看，檔案作為工具是對工作的監(jiān)督。再往后十年、二十年、上百年，它就是歷史。

老牛基金會檔案保管庫內(nèi)（圖/老?；饡?/p>

老?；饡槭裁催@么重視檔案工作，而且走得比較前沿？因為我和牛根生先生都十分重視。

過去我在政府機關(guān)工作了十一年，每年都要整理檔案，并按照規(guī)定時間移交到檔案室。在政府機關(guān)工作過的人都很了解檔案的重要性。但是沒在政府體系里工作過的人，誰重視檔案？相對較少。

我入職蒙牛以后，負責(zé)行政工作。那時候蒙牛還沒有自己的辦公樓，就租了一個小地方辦公，沒有檔案室。我當(dāng)時就想看看，這個企業(yè)說要做百年蒙牛，他們有沒有保留歷史？結(jié)果發(fā)現(xiàn)，每一個部門都有檔案柜，都有兼職檔案員每年花大量時間整理、管理檔案。這對我觸動很大。

后來蒙牛準(zhǔn)備蓋辦公樓，在總裁辦公會討論設(shè)計方案的時候，我發(fā)現(xiàn)整個圖紙上都沒有檔案室。我就提出，咱們好不容易蓋一次辦公大樓，怎么檔案室都沒有？這說明什么？說明不管是大樓設(shè)計人員也好，負責(zé)辦公樓建筑的項目人員也好，他們是沒有這個概念的。誰有概念？牛先生有概念，具體分管的我有概念。所以，管理者的理念和認識是最重要的。當(dāng)管理者理念和認識沒有到位，再有錢，再有地方，也做不起來檔案工作。不過，檔案工作一旦一段時間沒有做，再去搶救去修補，能不能搶救回來就是另外一回事了。另外，我們還聘請了從政府機關(guān)退休下來的檔案老師，來提升我們的檔案意識和工作水平。所以，檔案工作重要性的提升，首先是管理者理念的提升。

我也曾應(yīng)洛克菲勒基金會邀請參觀洛克菲勒檔案中心。但第一次去參觀的時間太短，不解渴。之后我又與牛先生去參觀了一次。第二次看完，除了震撼，就是思考，我們能從中發(fā)現(xiàn)什么？我們覺得老牛基金會做檔案管理工作，確實是太正確了，一定要把它做好，做下去。我們也曾專門請徐永光老師去指導(dǎo)。永光老師給了我們很大的鼓勵和支持，讓我們更加堅信要把這個事做下去。目前我們大概有10萬多頁紙質(zhì)檔案，2TB以上的電子檔案，還有很多錄音、照片、錄像等聲像檔案以及一些實物檔案。同時，也獲得過一些檔案管理方面的榮譽獎項。

其次，軟硬件的條件也很重要。如果沒有一定的資金和場地，意識再強也不好做。所以，主觀上管理層要有理念意識，客觀上還要具備一些軟硬件。我看到，長青圖書館正在募集資金，整合資源。這很好，下一步老牛基金會也可以適當(dāng)參與這方面的工作。

第三，我們這樣一個行業(yè)，做這個事確實有困難，主要表現(xiàn)在資金上。一個小機構(gòu)，不需要一下子、一年就建成一個檔案室。可以每年拿出一點錢來做檔案工作，逐漸就能成規(guī)模。場地問題也是，一下子有一個很大的場地也不現(xiàn)實?？梢钥紤]我們在現(xiàn)有的場地上怎么實施？比如說最早我們基金會的檔案室，同時也是一個小會議室，兩種用途都可以。另外，如果沒有專業(yè)檔案工作人員，可以聘請一些退休人員作為志愿者支持檔案工作。

老?；饡n案室辦公室（圖/老牛基金會）

第四，檔案工作有幾個關(guān)鍵問題管理層要注意。檔案資料的鑒定，到底什么是檔案資料？哪些可以作為檔案？哪些不可以？本來工作量大，資金少，空間有限，結(jié)果還把不需要作為檔案資料的東西整理出來不少，把真正有用的東西丟掉了，這是不行的。傳統(tǒng)上，大家對檔案資料的認識就是文件、財務(wù)資料、人事資料，但現(xiàn)在我們不能再這么定義了。剛才我可喜地看到長青圖書館介紹工作，他們有電子檔案、有實物檔案等等，比較多元化。現(xiàn)在甚至手機的聊天記錄，都可以作為很重要的檔案保存了。過去蒙牛做檔案工作，比如說蒙牛生產(chǎn)線上第一包牛奶的包裝，就是很珍貴的歷史檔案。另外，包括LOGO的設(shè)計過程，設(shè)計的第一版、第二版，最后選擇的這一版，整個過程都是很珍貴的檔案。再比如，長青圖書館的這塊牌子，以后搬家可能換新的，那么第一塊牌子就很珍貴，這也是一件檔案。所以，檔案工作里，往往我們會忽略一些基礎(chǔ)的資料，一些佐證的資料。比如說計劃制定過程、核算的過程。所以，每個人每天的工作中都會產(chǎn)生檔案，我們要把對于檔案的認識，提到比較高的程度。

第五，現(xiàn)在很多機構(gòu)人員流動性很大，會導(dǎo)致一些檔案的流失，需要做好人員的交接工作和日?？己?。比如某一個項目中，考核指標(biāo)之一就是檔案的歸類。這樣做就可以保證，這個項目完結(jié)了，檔案也不會丟失。

而且，檔案工作也要緊跟技術(shù)革命。老牛基金會一開始保存檔案是鐵皮柜，我們要根據(jù)序號去翻需要的檔案。那么現(xiàn)在是什么柜呢？大家可能沒見過，很先進。我們從電腦上一調(diào)，這個柜自動打開，就可以標(biāo)準(zhǔn)地取出那一件需要的檔案了。過去檔案室里，有一個溫度計、一個濕度計就很不錯了?，F(xiàn)在，我們有專門的密集柜、防磁柜、消毒柜，可以做到紙質(zhì)和數(shù)字化檔案同步，盡可能做到恒定濕度和自動消毒。

老?；饡n案保管庫內(nèi)（圖/老?；饡?/p>

最后，我想說，留存行業(yè)歷史這件事，一定要找很多的合作伙伴，整合資源，舉全行業(yè)之力來做。要在全行業(yè)中推廣關(guān)于檔案工作的文化理念。只要大家都有了這個理念，有了這個認識，就好辦了。比如現(xiàn)在做公益慈善，重點不是去傳播做項目花了多少錢，而是傳播公益文化、公益理念，只要全民族都有公益慈善的概念和理念，你何愁做不成功？何愁這個社會風(fēng)氣不正？